Prestasjonssamtalen – en metode for utvikling av dine ansatte

Prestasjonssamtalen er en individuell samtale som har til hensikt å videreutvikle prestasjonene til medarbeideren. Samtalen skal være en læringssamtale som tar utgangspunkt i de målene som medarbeideren har satt seg for en gitt periode og sammen med leder bli enig om hvilke innsatsfaktorer /aktivitetsmål medarbeideren skal ha for kommende periode.

Av Tor Åge Bolsø, bedriftsrådgiver i TotalConsult

Sentrale spørsmål i prestasjonssamtalen:

• I hvilken grad har man nådd de resultat- og aktivitetsmål som var satt?
• Hva har man gjort av de tiltak-/fokusområder som man satte for perioden?
• I hvilken grad er medarbeideren fornøyd med egen innsats?
• Hva kunne hva vært gjort annerledes eller bedre?

Leder gir så en vurdering av medarbeiderens utvikling og resultatoppnåelse. Samtalen forsetter med at man setter mål og fokus for kommende periode. Altså – hvilket mål skal man ha, hvilke aktivitetsmål skal medarbeideren ha og hva skal medarbeideren fokusere på for at ønsket aktivitet og mål skal oppnås.

Anerkjennelse fremmer prestasjoner
Metodikken baserer seg på anerkjente prinsipper for motivasjon som behovet for anerkjennelse, oppmerksomhet, opplevelse av vekst, rammer og fleksibilitet. Vekst og utvikling er en basisfaktor hos mennesket. Opplevelsen av mestring gir selvtillit og økt lyst til videre utvikling. Å hoppe høyde uten list, blir fort kjedelig. Mennesket liker å ha mål, liker å få bekreftelser på at man har nådd mål og liker å bli sett. Vi liker også å bli akseptert og respektert for den vi er.

En målsetting som vi selv har satt og opplever at vi har kontroll på, har vi større motivasjon til å nå, enn mål som  f. eksempel en leder har satt. Opplevelsen av involvering i mål og innsatsfaktorer gir økt motivasjon.

Prestasjonssamtalen vs medarbeidersamtalen
I motsetning til medarbeidersamtalen som gjennomføres en gang årlig, skal prestasjonssamtalen gjennomføres hyppigere. Hyppigheten avhenger av bransjen og rollen man har. Men månedlig intervall kan ofte være optimalt. Samtalen skal være kortere enn en medarbeidersamtale – anslagsvis 15-30 min. og med fokus på kun mål og aktiviteter og i hvilken grad dette har gitt ønsket effekt.

Et sentralt læringsprinsipp er at tilbakemelding må komme nært i tid for at ønsker effekt skal oppnås. Medarbeidersamtalen hovedhensikt er å skape en overordnet forståelse for sammenhengen mellom bedriftens mål og forventninger til medarbeideren og medarbeiderens forventninger til bedriften og bli omforent om disse. I dette ligger det en avklaring av samhandling mellom leder og medarbeider, mellom øvrige medarbeidere, behovet for opplæring/utviklingstiltak og i hvilken grad man trivsel og opplever at jobbrollen passer med interesser og behov.

Prestasjonssamtalen blir da en oppfølgingssamtale som tar pulsen på i hvilken grad medarbeidere jobber mot de riktige målene med de riktige innsatsfaktorene.

Jakten på tidelene
Hensikt er altså å skape læring slik at man utvikler gode prestasjoner som gir grunnlag for økt resultatuttak. En læringssamtale som forsterker det man gjør bra og som gir resultater, og luke bort det som er uhensiktsmessig. For at ønsket effekt skal oppnås er det viktig at leder involverer medarbeideren i målavklaringen. Slik at nødvendig eierskap til mål og innsatsfaktorer etableres. Dette gjøres ved at leder stiller spørsmål, slik at refleksjon oppnås. Videre er det viktig at gode resultater og anslag gis tilstrekkelig positiv respons. Samtid som man uttrykker tro på at ytterligere utvikling/ forbedring er mulig. Fortrinnsvis bør medarbeideren snakke mest – lede an i samtalen. Det optimale er at man klarer å etablere et samtaleklima hvor medarbeideren er på jakt etter ”hvor kan jeg hente inn økt forbedring?”.  Altså tilsvarende idrettsutøveren som er på jakt etter hvor ytterligere tiendeler kan hentes.